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どうもごきげんよう。
サラリーマン・ブロガーのエレファント・シンスケ(@yukihiro)です。
僕がブログを書いている理由は、
■誰かに役立つ情報を発信したい
■自分の文章力(ライティングスキル）を向上したい
という想いがあるからだ。
で、書き始めて分かったことがある。
このブログを書く習慣が、会社での仕事に大きく役に立っていることだ。
■上司、先輩へのメール送信
■資料、マニュアル作成
■データから得た結果に対する考察や提案
■作業手順を忘れないためのルール
会社では「記録化」という機会がそこそこ自分にはあり、ブログを書くことによって身に着けた「記録化」が会社でも習慣化されているのだ。
■過去に自分がどういう仕事を行ったのか？
■過去にどういう条件でどういう結果を得たのか？
■指摘、教育された事項は何だったか？
記録化された情報をヒントに仕事がスムーズに進む。仕事がすごく楽だなって感じるのだ。
書いておくことで相手に情報提供できる
自分が書いた内容は、何らかの形で頭に残っているものだ。
どこのファイル、ワード、エクセルにまとめているか、自分なりに記録化しておくと必要な時にスムーズにいく。
しかし、記録化無しだと自分が担当した過去の仕事というものは、時間とともに忘れてしまうものだ。そして、過去の仕事の情報はいつか必ず誰かに必要とされる時が訪れる。
■そういえば、君、過去にこの案件に関わったよね？どういうやり方だった？
■この実験をしたのはお前だろ？なんでこういう結果になったの？どういう条件でやった？
上司や先輩、同僚などから細かい情報を求められたとき、あなたは記録無しにスッと答えることができるだろうか？
おそらく大半の人が、
いや。。覚えてないっす。。
って答えてしまうだろう。仕事の仕方がいい加減だとみなされ、二度と仕事を任せてもらえない可能性だってある。
いくら過去に実績があったとしても、記録という「証拠」がなければ他者からすれば無いものと見なされるのだ。
そうならないように、
あっ、その件ですね。このまとめた資料に詳しく載ってます。
と、時間をかけずに相手のほしい情報をサッと渡すことができればいい。
上司や先輩から言われた資料だけではなく、自分自身で考えて記録化された資料は時には周りへの助けになる ので、ぜひ書く習慣を身に着けてほしい。
そのためにはブログは超お勧めだ。
伝えたいことが明確にできる
ブログを書いていると、
どういう文書の書き方や構成が読み手に伝わるだろうか？
と、意識するようになってくる。
この意識が仕事でも大いに活躍してくれるのだ。
会社の上司や先輩への報告メール、提出する提案書、資料などだ。
■結論は何か？
■相手に何を伝えたいのか？
■相手にやってもらいたいことは何か？
■こうだからどういう対策が必要なのか？
要点だけを伝えることができる。
仕事上の資料や提案書は、なるべく無駄な文字数を無くして、相手に余計なことを考えさせないように負担を無くすことがコツ である。僕もまだまだであるが、書く前に意識しているかしてないかでは全然伝わり方が違うということが分かった。
書く習慣がない人は、やはり要点を伝えることが難しい。
目の前で起こったことをただ言っているだけで
で？だから何なの？何が言いたいの？
と、相手を困惑させてしまうだろう。
文書で相手に伝えるステップが自分の頭の中でできていると、次第に会話でも伝え方が慣れ始めてくる。
僕も伝え方がうまい方ではないが、１年前と比べると成長した実感は確実にある。
まとめ
今回書いた記事の内容を見ると、
そんなん仕事する上で当たり前の話だろ？
と思う人はいるかもしれないが、その当たり前のことができてないのが大半なのである。僕も何社か転職をした身だけれど、意外と記録化していない人は多い。
その心は
■そんなに大した内容じゃない
■言わなくても理解しているだろう
■俺が分かっているから別に問題ない
という主観的な発想が強いからなのである。
しかしながら、会社という組織である以上、個人的なやり方ではうまくいかないのが普通なのである。
人が関わって「協力」が必要になってくる以上、他者にとってやりやすいことも考えねばならない。
どんなに自分が知っている情報でも、他者にとっては貴重で必要な情報である可能性も十分にあり得るのだ。
まずは客観的思考を身に着ける訓練として、ブログを書くことはお勧めする。
記録化できてなくて仕事がうまくいかない人はぜひ試してみてほしい。
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