トラブルの原因となるボトルネックとの向き合い方について述べる

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どうもごきげんよう。

サラリーマン・ブロガーのエレファント・シンスケ(@yukihiro)です。

仕事をやる上でトラブルはつきもの。

■お客様からクレームの電話がくる
■仕事で意思疎通ができてなくて、間違ったやり方を伝えてしまう
■コミュニケーションがとれていなくて、人間関係が悪化
■やることが分からなくて、時間だけが経過してしまう

これらは仕事の効率を大幅に下げてしまうものなので、起こっている原因を特定して除去しなければならない。

原因となるボトルネックを探す思考になっているか?

※ボトルネックとはシステム全体の足かせとなっているもの

僕もサラリーマンとして仕事をやっているが、ボトルネックはありとあらゆるところに存在している。

しかし、人は忙しくて自分に余裕がなくなると、トラブルに至った原因を解析することはなく、他者に責任を押し付けてしまう。

■俺には関係ない
■そうなの?ふーん。
■担当者がやったんだからその人が悪いんでしょ?

残念ながら、これだと誰もボトルネックに気づくことができないし、システム全体の改善には到底至らない。

答えは過去に含まれているのだが、そこからボトルネックを1つずつ掘り下げるのは至難の業なのだ。

たった1人で、原因究明、対策を打つのはとてもじゃないができない。

大事なのは、1人1人がボトルネックを探すときの考え方を身に着けること。

僕は1か月に10冊くらいの本を読んでいるのだけれど、グレッグ・マキューンの「エッセンシャル思考」では、ボトルネックについて書かれている。

内容としては、自分を含め周りの環境にありえる話だと思った。

 仕事や日々の生活で、何があなたの進みを妨げているのだろうか。冷静にボトルネックを特定して取り除くことができれば、見違えるほどスムーズに重要なことを達成できるはずだ。
 ただし、当てずっぽうに改善しようとしても意味がない。とくに問題のないところをあちこち改善しても、効果は薄く、短期的だ。まったく無意味ということもある。システム全体を改善するには、製造システムに限らず、チームの業務プロセスでも日々の習慣でも、全体の進捗を邪魔しているボトルネックの発見が鍵となるのだ。
 非エッセンシャル思考の人は、場当たり的に問題に対処する。困ったらそれを直し、また別のところが困ったらそれを直すといった具合だ。たまたま手元に金づちがあれば、とりあえず釘を打ちつけようとする。だが本当は、中身が重すぎて全体が支えきれなくなっているかもしれない。

すっごい、分かるんだよな。。目先のことばかりをやってみても、どれが本来の問題かを見極めることができない。

だから、いざ大きなトラブルに出くわしたときに、どういう対処をしなければならないか実践するのが難しい。

そうならないように日頃からボトルネックを解析するためのデータをとっておく習慣を身につけておこう。

目的を明確にする

仕事をやる前に全員が全体像を理解して、同じ目的を持っていればお互いに協力して仕事もスムーズにいくのであるが、全員に伝わるのは本当に難しい。

特に年齢、経験、価値観などがごちゃ混ぜになっている組織では、目的よりも個人の感情を優先するからだ。

 目的が明確でなければ、人を動かすことができない。目的が分からない仕事では、やる気が出ないからだ。どれほど熱心にコミュニケーションやチームワークを教え込み、360度評価で風通しのいい体制をつくろうとしても、目的が明確でなければやがて問題は巣食い、はびこっていく。

そうなのよね。。

いくら風通しがよくても、何も考えずに目的がない仕事をやり続ける人ばかりが職場に残っていると、言わなくても数年後の会社はどうなるか分かるだろう。。誰もそんな会社から商品やサービスを受け取ろうと思わないよ。。

目的がないという状況がボトルネックなのだ。

何が悪い、誰が悪いとかは正直どうでもいい。

やるべきことを明確にするために、なぜそういう結果になってしまったのか?という思考を持つようにすること。

■なぜそうなっているのか?
■そもそもいつくらいからそうなってしまったのか?
■原因が分かったのならば、その対策はどうすればいいか?
■目的はどこを目指せばいいのか?

そうならないようにまずは自分で目的を持つことだ。

僕も仕事の資料の冒頭には、必ず「目的」の項目を書いているし、そうすることでやるべきことが分かるので仕事へのストレスがなくなってくるのだ。

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ABOUTこの記事をかいた人

福岡県北九州市在住のサラリーマン・ブロガー。33歳。 大手メディア会社と提携して100人以上のマーケティングコンサルの経験があるので、それを生かして情報を発信。 協会認定の個性心理学(動物占い)インストラクターでもあり、人の個性・適性能力を見ることが得意。 動物占いは「まっしぐらに突き進むゾウ」。