【エンジニア編】これで上司が納得いく。技術報告書で気を付けるべきポイントを挙げる

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どうもどうも、ごきげんよう。

エレファント・シンスケ(@yukihiro)です。

僕は過去5年間ほど、大手メーカーの精密機械会社(正確に言えばプリンター会社)で開発・設計の仕事をしていました。

そこではかなり厳しい上司や先輩がいて、特に論文や技術報告書の内容については、何回も修正を食らい、受理していただくことが困難だったのです。

■言っている意味が分からない
■結論は何なの?
■何でこの評価をすることになったの?背景は?
■具体的な表やグラフがないから分からない
■この結果から何が言いたいわけ?
■今後はどういう方針を立てていくの?
■お前はの考察は何なの?

挙げればきりがありませんでしたが、今思えば、このご指摘をいただいた経験により、転職してきた今の会社でも十分に技術報告書を書く時に役立っています。

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提出しても特に大きく指摘されることはありませんし、大まかな流れを上司に理解していただけます。僕としては、指摘無しとのは物足りないという感じですが。。

今回の記事では、エンジニアの仕事をしている方向けに、上司を納得させる技術報告書の書き方について、伝授したいと思います。

ぜひ、このスキルを身に着けていただければ、僕としても幸いです。

技術報告書の例

まずは、僕がプリンター会社にいた時の技術報告書を書いてみます。

背景・目的:
「機種R-XX」のヘッドを用いてインクの接液検査をしたところ、ノズルとインク流路板間で接着剤剥がれが生じた。
 調査で使用されたインクはD-XXであり、他のインクであるB-XX、T-XXでも同じように剥がれが生じるか調査し、D-XXでの剥がれ対策を行う必要がある。
 今回の報告では、インクB-XX、T-XXでの接液評価の結果とその対策について述べる。

結論:
■インクB-XX、T-XXでは、インクD-XXのように剥がれは生じなかった。
■ノズルとインク流路板間の接着剤Bを接着剤Aに変えることで、インクD-XXによる剥がれを防ぐことができた。

評価一覧表:

考察:
■インクD-XXには、ノズルとインク流路板間の接着剤を溶かす成分Dが含まれていると考えられる。
■接着剤BにはインクD-XX中の成分Dへの耐久性を期待できる成分Eが含まれていると推測する。

今後の方針
接着剤Aと接着剤Bに含まれる成分を分析し、インクD-XXへの対策となった原因について明確にする。

シンプルですが、こんな感じで1枚目の技術報告書を書き、2枚目以降は、検査をするための具体的な方法(手順、環境)、データの詳細(インクの接液時間、接着剤膜厚の変化量などのグラフ)などを書き、ほとんど訂正を食らうことは無くなりました。

では、内容について1つずつ解説していきます。

背景・目的を冒頭に持ってくる

何でもそうだと思いますが、ほとんどの上司が知りたいのは、その仕事をやる必要になった「背景・目的」です。

そうしないと、なぜこの仕事をする必要があるのか、上司にとって「目的」が分からないと、やる意味が伝わらないからです。

上の例だと、あるインクを使うことで、接着剤剥がれが起こったという背景があります。では、他のインクでは同じような接着剤剥がれが起きないのか、心配になりますよね?

ここで目的が、他のインクでの接液評価をして、品質上問題ないか明確にすることです。

特にプリンターのような精密機械は、とてもデリケートなので、原子レベルの内容でも大きな問題に繋がるのです。なので、細かいことでもやる理由が明確になっているのならば、大概の上司は承諾してくれます。

背景・目的の後に結論を持ってくる

さて、「背景・目的」を書いたのならば、その次に「結論」を持ってきましょう。

時間に余裕がなくて気が短い上司は、特に早く結論を知りたがる傾向があるので、シンプルかつ明確に伝えることが重要です。

上の例だと、他のインクでの接液評価では問題なく、インクD-XXに関しては、接着剤Aに変更することで、対策を実行できたと理解できます。

ここで、上司は

上司
ああ、結論として、対策を打つことで問題解決したのだな。そうか、そうか。

と現状把握をしていただけます。

例え、対策が思いつかなかったとしても、問題が生じたのならば、結論から言うことで、良い上司ならば親身になって一緒に考えてくれることでしょう。

評価一覧表を書く

どういう評価をしたのか、結論の次に知りたくなるのが具体的な評価一覧です。上の表のように、通し番号(No1,2,3など)をつけることで、比較しやすくなります。

■どの材料を使ったのか?
■どの薬品を使ったのか?
■この水準(No)は結果としてOKなのかNGなのか?
■担当者は誰がやったのか?
■どの装置を使って評価をしたのか?
■いつ頃評価をしたのか?あるいは問題が発覚したのか?

これくらいを表に書いておくと、読んだだけで理解してくれます。中には、もっと詳しい条件を付け加えるように指示してくる上司もいますが、その時はその上司に合わせて付け加えておきましょう。

後は、条件を変更したり、結果が異なっている場合には、項目には色を付けた方が、ぱっと見、水準の中で比較しやすくなる ので、そこも工夫してみましょう。

評価の条件を細かく残しておくと、後々、何かしらの評価が必要になった時に、大変、参考になるものです。

考察を書く

考察は、自分の意見を「技術報告書」の中で言える絶好のチャンス です。ここが一番、仕事では重要なとこで、これがあるかないかで他の人と差をつけると言っても過言はないでしょう。

結論や評価一覧表だけで終わったら、厳しい上司ならば

上司
うん、状況は分かった。だから何が言いたいの?君はどうしたいの?

と突っ込まれるでしょう。

上司は、あなたのやったこと+自分の意見、アドバイスを求めているのです。それによってはじめて上司を満足させることができます。

難しい課題と直面する場合は、なかなか考察を書くことはできませんが、いろんな参考書を調べた上で、推測でもいいから書いてみましょう。

例えば、

こういう現象が起きた原因は、〇〇が含まれていたと推測する(参考文献:半導体工学の歴史)

など、自分が参考書を見ることで理解できたのならば、上司に突っ込まれても答えることができます。

今後の方針を書く

「今後の方針」はあるとなおよいと言った感じで書いておきましょう。

問題が完全に解決した「技術報告書」ならば書く必要はありませんが、途中経過ならば書く必要があります。

もし「今後の方針」を書いていなかった時、他の仕事で長く期間が空いてしまった時に、

エレファントくん
あれ、この件ってまだ解決してなかったんだ。。次って何をやるんだったっけ?

と困惑してしまいます。

そして、自分が忘れた頃にタイミング悪く上司から、

上司
おい。そう言えばあの件ってまだ解決してなかったよね?結局、どうなったの?

と突っ込まれます。

その時に、「今後の方針」を書いていなかったら、今までやってきた結果があっても、上司との信頼関係に支障をきたす可能性があります。

なので、自分の忘備録として、「記憶」ではなく「記録」として残しておきましょう。書くことで頭の中身を整理でき、自分で発する言葉もすらすらと答えるようになるのです。

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まとめ

さて、今回は「エンジニア」としてよくありがちな、技術報告書の例を挙げて、書くべき項目について解説いたしました。

こんな僕も、社会人になり立ての頃は、「小学生みたいな文章」「日本語がおかしい」「何を言いたいのか分からん」と、職場の先輩から笑いものにされました。

僕の場合は、かなりの負けず嫌いで、言われたら徹底して改善するという癖があるので、何とかここまでまともな文章を書けるようになりました。

いろんな本を読んで、書いてあることをそのまま自分の言葉で文字にしたりと、いろんな試行錯誤をやりましたね。

だけど、すぐには結果は出ませんでした。僕の場合は、「書くセンス」がなかったのか、まともに書けるまで2年くらいかかりましたから。。

エンジニアは特に、数字や細かい条件をシンプルかつ明確に上司に伝える機会は多いと思いますが、訓練を繰り返し、自分のモノにできるよう努力しましょう。

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ABOUTこの記事をかいた人

福岡県北九州市在住のサラリーマン・ブロガー。33歳。 大手メディア会社と提携して100人以上のマーケティングコンサルの経験があるので、それを生かして情報を発信。 協会認定の個性心理学(動物占い)インストラクターでもあり、人の個性・適性能力を見ることが得意。 動物占いは「まっしぐらに突き進むゾウ」。